Multitasking: lo bueno, lo malo y lo estresante

Multitasking

Nia Plamenova
Profesora del Máster en Gestión y Dirección de Personas en las Organizaciones
Profesora Asociada en el Dpto. de Estrategia Empresarial y de Gestión
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No hace mucho tiempo, la frase "gran trabajador multitarea" en un CV se consideraba una insignia de honor, que demostraba la capacidad de hacer malabarismos con múltiples proyectos y demandas de interlocutores simultáneamente. La fama de la multitarea ha ido decayendo progresivamente en la última década, ya que las pruebas han demostrado sistemáticamente que no es la forma más eficiente ni eficaz de trabajar y vivir. 

De hecho, cuando hablamos de trabajo intelectual, los expertos señalan que la multitarea no existe, sino que cambiamos nuestra atención entre dos o más tareas (piensa en esos momentos en los que tienes 3 proyectos diferentes y 17 pestañas abiertas -técnicamente, te centras en ellas de una en una). Este cambio tiene un alto coste cognitivo, ya que requiere un esfuerzo mental para volver a centrar la atención y los recursos cada vez. Podemos tardar hasta 23 minutos y 15 segundos en volver a centrarnos realmente en una tarea después de haber cambiado a otra. 

La fama de la multitarea ha ido decayendo progresivamente en la última década, puesto que las pruebas han demostrado sistemáticamente que no es la forma más eficiente ni eficaz de trabajar y de vivir

Uno de los experimentos más llamativos sobre el tema reveló que la multitarea (atender el correo electrónico y las llamadas entrantes, por ejemplo) provoca una caída de 10 puntos en el coeficiente intelectual (CI) de los participantes, el mismo resultado que si se hubiera perdido una noche de sueño. Curiosamente, el estudio también descubrió que la multitarea tiene más del doble de efecto que fumar marihuana en cuanto a la caída del CI. A pesar de que el estudio fue sensacionalista y su metodología cuestionada, los efectos negativos de la alternancia de tareas han sido corroborados por muchas otras fuentes. 

Un metaanálisis de 26 estudios mostró pruebas de que la multitarea está directamente relacionada con niveles más altos de estrés (mayor activación del sistema nervioso simpático y menor activación del sistema nervioso parasimpático mientras se realiza la multitarea). Un estudio de la Universidad de California en Irvine demostró que, en ocasiones, las personas compensan el cambio de tareas trabajando más rápido, pero a coste de aumentar la ansiedad.

Una cultura de trabajo que lleva a la multitarea

Sin embargo, muchos de nosotros nos sentimos obligados a realizar varias tareas a la vez. Esto se debe a que la multitarea (y la ansiedad que genera) encaja perfectamente en nuestra cultura de la prisa, en la que la valía humana de uno depende totalmente de los resultados que obtenga (lo más rápido posible, por supuesto). Si a eso le añadimos la experiencia de la cuarentena que obligó a muchos padres y madres a trabajar y hacer las tareas del hogar simultáneamente, con el añadido de la incertidumbre y la constante re-priorización, tenemos una tormenta perfecta de ansiedad.

Para muchos de nosotros, en realidad crea más estrés no revisar nuestro correo electrónico varias veces al día o dejar una llamada telefónica sin contestar que ser interrumpido constantemente. Y muchas organizaciones están más interesadas en que los empleados parezcan tranquilos, en lugar de estarlo. 

La multitarea encaja perfectamente en nuestra cultura de la prisa, en la que la valía humana de cada uno depende enteramente de los resultados que obtiene

Optimizar nuestro tiempo parece una buena idea en una vida con escasez de tiempo: nuestra mente se mueve más deprisa que el mundo exterior (podemos escuchar más palabras por minuto de lo que alguien puede hablar), así que nos engañamos a nosotros mismos para sobreoptimizarlo todo. Mientras estamos en una llamada de Zoom, ¿por qué no utilizar ese poder cerebral extra para organizar el viaje del próximo fin de semana? Sin embargo, estamos utilizando el poder cognitivo para notar los matices, procesar lo que estamos escuchando y lo que está sucediendo a nuestro alrededor, así que cuando añadimos otra actividad, realmente estamos sobrecargando nuestra mente en lugar de optimizar nuestro tiempo. 

También tendemos a sobreestimar lo bueno que somos en la multitarea: los multitarea intensos son menos competentes para hacer varias cosas a la vez que los multitarea ocasionales. Parece que la multitarea es una de las pocas cosas en la vida en las que la práctica nos perjudica

Hay tiempo para la multitarea

¿Es todo malo? No, hay tiempo para la multitarea: cuando intervienen diferentes partes del cerebro y una de las tareas requiere un nivel de atención bajo -por ejemplo, escuchar un pódcast o atender una llamada mientras se descarga el lavavajillas. La multitarea también puede ser útil cuando lo hacemos para aumentar la motivación -ver tu programa de televisión favorito mientras haces ejercicios parece funcionar a muchos. Además, hay pruebas de que importa si elegimos nuestras tareas múltiples voluntariamente o si nos las imponen: cuando hemos decidido qué es lo que hacemos, es menos probable que suframos las consecuencias negativas del cambio de atención. 

Aun así, cuando se trata de un trabajo intelectualmente exigente, vale la pena considerar la posibilidad de hacer monotarea.

Hay pruebas de que importa si elegimos nuestra tarea múltiple voluntariamente o si nos la imponen

¿Cómo? En primer lugar, haz que tu entorno sea apto para la monotarea (apaga las notificaciones, esconde el teléfono -el mero hecho de ver el teléfono en la mesa mientras trabajas afecta negativamente a tu capacidad cognitiva-, programa tiempo para el trabajo en profundidad). Si te resulta incómodo, utiliza periodos de tiempo cortos: por ejemplo, prueba el método Pomodoro para obligarte a concentrarte solamente en una tarea durante 20 minutos seguidos (puedes añadir Pomodoro como extensión en tu navegador).

En segundo lugar, si te es absolutamente necesario realizar varias tareas a la vez, intenta trabajar por grupos. Es decir, trabajar simultáneamente en tareas similares entre sí, ya que esto reduce el coste cognitivo del cambio de atención.

En tercer lugar (y esto puede funcionar solamente para algunas personas), puedes establecer plazos más cortos cuando sea apropiado -nuestro impulso de hacer varias cosas a la vez tiende a disminuir drásticamente cuanto más nos acercamos a una fecha límite. Cuando de repente descubras que solamente tienes 15 minutos para preparar una reunión en lugar de 30, es mucho menos probable que atiendas una llamada mientras te preparas. 

La atención es la moneda de oro del mundo laboral actual, y el movimiento de mindfulness lleva décadas transmitiendo este mensaje

Por último, prueba a hacer monotarea en el ámbito social, y una vez veas los beneficios de estar plenamente presente en las conversaciones con los demás, te servirá para reforzar la motivación para hacer monotarea también en otros ámbitos. 

La atención es la moneda de oro del mundo laboral actual, y el movimiento del mindfulness lleva décadas transmitiendo este mensaje. Merece la pena escucharlo, por el bien de nuestra salud mental y, tal vez, de unos resultados laborales más nítidos.